Bezpieczeństwo i ochrona danych to jedne z najważniejszych wyzwań dla przedsiębiorstw i środowisk korporacyjnych. Największym ryzykiem pozostaje niekontrolowany dostęp do zasobów sprzętowych firmy, jak również do informacji poufnych i tajnych. YSoft SafeQ znacznie zmniejsza to ryzyko, gdyż wszystkie operacje wydruku, kopiowania i skanowania mogą być monitorowane, zaś dostęp użytkowników do urządzeń wyjściowych centralnie kontrolowany i ograniczony.

YSoft SafeQ oferuje idealne rozwiązanie dla wszystkich organizacji, które chcą precyzyjnie i całościowo monitorować swoje środowisko drukowania. Przed uzyskaniem dostępu do urządzenia drukującego każdy użytkownik musi się uwierzytelnić, co skutecznie eliminuje wszelkie przypadki niekontrolowanego dostępu do drukowanych dokumentów. Dla zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników, obsługiwane są różne metody uwierzytelnienia, jak na przykład nazwa użytkownika/hasło, kod PIN czy karty identyfikacyjne. Ponadto, YSoft SafeQ znacznie ułatwia centralne przydzielanie indywidualnych praw dostępu do poszczególnych ról pracowniczych.
Tak więc, zapewnienie kadrze kierowniczej wyższego szczebla dostępu do wszystkich drukarek oraz ich pełnej funkcjonalności, to tylko kwestia minut, niezależnie od lokalizacji czy filii; podczas gdy szeregowy pracownik działu finansów otrzyma jedynie ograniczony dostęp do pewnych funkcji, jak na przykład do wydruku monochromatycznego czy dwustronnego, i tylko do urządzeń w ramach wydziału.
Poprzez oferowanie centralnego monitoringu działań użytkowników i wygodnego mechanizmu definiowania reguł dostępu dla użytkowników, YSoft SafeQ stanowi efektywną odpowiedź na wymogi bezpieczeństwa przedsiębiorstw, zapewniając kombinację bezpieczeństwa drukowania, kontroli dostępu do urządzeń oraz możliwości w zakresie bezpieczeństwa dokumentów.

Dostęp użytkownika kontrolowany przez administratora Administrator przydziela i zarządza prawami dostępu użytkowników tak, by tylko zarejestrowani użytkownicy mieli dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych.

• Bezpieczne drukowanie: Różne dostępne opcje uwierzytelniania umożliwiają rozpoczęcie procesu drukowania i skanowania dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika bezpośrednio na urządzeniu wyjściowym.
• Mechanizm drukowania follow-me: Zarejestrowani użytkownicy mogą inicjować drukowanie na żądanie na dowolnym urządzeniu podłączonym do sieci, bez konieczności wcześniejszego określania konkretnego urządzenia wyjściowego.

• Bezpieczny dostęp do dokumentów osobistych: Użytkownicy otrzymują dostęp do swoich zadań drukowania po zalogowaniu się na wybranym urządzeniu wyjściowym przy użyciu nazwy użytkownika i hasła, kodu PIN lub karty ID. Drukowanie rozpocznie się dopiero po potwierdzeniu tożsamości użytkownika, co daje pewność, że w zasobnikach wyjściowych urządzeń nie pozostaną żadne strony, które mogą później wpaść w niepowołane ręce. Bezpieczeństwo fizyczne jest więc maksymalne.
• Szyfrowanie dokumentów: Klient YSoft SafeQ pozwala szyfrować całą transmisję dokumentów, by zapobiec kradzieży danych - od stacji roboczej klienta do serwera YSoft SafeQ, oraz od serwera YSoft SafeQ do urządzenia wyjściowego.

• Uwierzytelnianie za pomocą karty ID: Zamiast wpisywania za każdym razem loginu i hasła, użytkownicy mogą wygodnie logować się przy użyciu karty ID oraz podłączonego czytnika kart (opcja).
• Uwierzytelnianie za pomocą kodu PIN: Zarejestrowani użytkownicy otrzymują własny, unikalny kod PIN, umożliwiający im logowanie się do sieci wydruku.
• Uwierzytelnianie za pomocą nazwy użytkownika i hasła: Dzięki tej metodzie, użytkownicy muszą dokonać uwierzytelnienia na urządzeniu przy użyciu własnej nazwy użytkownika i hasła, które są weryfikowane z usługą Active Directory.